Giải pháp toàn trình cho hợp đồng lao động điện tử

Không chỉ thay giấy bằng dữ liệu số

Việc hoàn thiện hành lang pháp lý đang tạo điều kiện để hợp đồng lao động điện tử được triển khai rộng hơn trong doanh nghiệp. Theo bà Nguyễn Thùy Linh, Trưởng phòng Chính sách lao động, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ), Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV đã làm rõ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, điều kiện đối với các chủ thể tham gia cũng như vai trò của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện. Hợp đồng cần được xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi chuyển lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh và lưu trữ.

Những yêu cầu này cho thấy số hóa hợp đồng lao động không đơn giản là chuyển một mẫu hợp đồng từ giấy sang định dạng điện tử. Phía sau một thao tác ký là cả chuỗi công việc liên quan xác thực chủ thể, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, xác định thời điểm giao kết, chứng thực và lưu trữ.

Đặc biệt, khi số lượng hợp đồng lớn, doanh nghiệp cần một quy trình có khả năng vận hành ổn định, đồng nhất và hạn chế tối đa các khâu xử lý thủ công. Nếu chỉ thay đổi phương thức ký nhưng vẫn duy trì cách thức quản lý hồ sơ cũ, hiệu quả của quá trình chuyển đổi số sẽ khó được phát huy đầy đủ.

Hợp đồng lao động cũng không phải một dữ liệu đứng riêng trong hệ thống doanh nghiệp. Thông tin về người lao động còn liên quan tuyển dụng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, thời gian làm việc và nhiều nghiệp vụ quản trị khác. Vì vậy, khả năng kết nối giữa hợp đồng điện tử với hệ thống quản trị nhân sự đang trở thành một yêu cầu đáng chú ý.

Liên thông hệ thống, đơn giản hóa trải nghiệm

Từ góc độ công nghệ, ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm Sản phẩm khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp, Tập đoàn VNPT cho rằng, giá trị của hợp đồng điện tử không chỉ nằm ở việc thay đổi phương thức ký mà còn ở khả năng kết nối với các quy trình quản trị nhân sự.

“Các giải pháp ký số, hợp đồng điện tử có thể tích hợp, liên thông với hệ thống quản trị nhân sự (HRM) mà doanh nghiệp đang sử dụng. Hợp đồng lao động chỉ là bước đầu để số hóa toàn bộ quy trình quản lý”, ông Công cho biết.

Ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm Sản phẩm khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp, Tập đoàn VNPT hướng dẫn làm hợp đồng nhân sự điện tử. (Ảnh: ÁNH HỒNG)

Theo hướng này, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ hệ thống công nghệ đang vận hành. Thông qua các giao diện lập trình ứng dụng (API), chức năng hợp đồng điện tử có thể được kết nối với hệ thống quản trị nhân sự, giúp dữ liệu được luân chuyển giữa các khâu từ tạo lập thông tin, phê duyệt đến ký kết và lưu trữ.

Khả năng liên thông cũng giúp hạn chế tình trạng cùng một thông tin phải được nhập nhiều lần ở các hệ thống khác nhau. Đây là yếu tố có ý nghĩa với những doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, bởi chỉ một thao tác thủ công lặp lại trên quy mô hàng nghìn hồ sơ cũng có thể tạo ra đáng kể thời gian và chi phí vận hành.

Tuy nhiên, số hóa quy trình không chỉ là câu chuyện của hệ thống phía doanh nghiệp. Người lao động cũng là một chủ thể trực tiếp tham gia giao kết và phải có khả năng hoàn tất quy trình một cách thuận tiện.

Nếu trước đây người lao động chỉ cần nhận hợp đồng giấy và ký, môi trường điện tử có thể phát sinh thêm các bước xác thực danh tính, sử dụng chữ ký số và hoàn tất giao kết trực tuyến. Mức độ tiếp cận công nghệ giữa các nhóm lao động cũng không giống nhau, nhất là tại những doanh nghiệp có lực lượng nhân sự đông và phân bố ở nhiều địa điểm.

Do đó, yêu cầu đặt ra là công nghệ phía sau có thể được tổ chức phức tạp để đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý, nhưng thao tác của người sử dụng cần được tối giản.

Các giải pháp hiện nay có thể hỗ trợ người lao động thực hiện nhiều bước ngay trên thiết bị di động, từ xác thực danh tính đến ký hợp đồng. Việc kết nối với các nền tảng định danh và chữ ký số cũng góp phần giảm số bước thao tác, tạo thuận lợi cho người lao động làm việc từ xa hoặc không thường xuyên có mặt tại trụ sở doanh nghiệp.

Trên thực tế, trải nghiệm người dùng có thể trở thành một trong những yếu tố quyết định khả năng triển khai hợp đồng lao động điện tử trên diện rộng. Một quy trình càng dễ tiếp cận thì càng giảm thời gian hướng dẫn, hỗ trợ và xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình ký kết.

Từ hợp đồng điện tử đến quản trị dữ liệu nhân sự

Sau khi hợp đồng được ký, bài toán tiếp theo là làm thế nào để quản lý dữ liệu suốt vòng đời của hợp đồng.

Theo quy định, sau khi các bên hoàn tất ký số, hợp đồng cần được gắn dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi truyền lên nền tảng để cấp mã định danh và lưu trữ. Đây là những bước quan trọng nhằm xác định thời điểm giao kết, chủ thể tham gia và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Với doanh nghiệp, việc lưu trữ cũng cần được nhìn rộng hơn so với việc thay một tập hồ sơ giấy bằng một thư mục điện tử. Trong quá trình quan hệ lao động, hợp đồng có thể cần được tra cứu, đối chiếu, điều chỉnh hoặc gia hạn. Dữ liệu từ hợp đồng đồng thời có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan tiền lương, bảo hiểm và quản trị nhân sự.

Điều này đặt ra yêu cầu về quản lý vòng đời hợp đồng, trong đó dữ liệu phải có khả năng truy xuất, kiểm chứng, phân quyền và kết nối với những hệ thống phù hợp. Khi được tổ chức tốt, hợp đồng điện tử không chỉ là nơi lưu giữ văn bản đã ký mà còn trở thành một nguồn dữ liệu trong hệ thống quản trị nhân sự.

Từ đó, quy trình có thể được hình thành theo một chuỗi xuyên suốt: dữ liệu người lao động được tiếp nhận trên hệ thống nhân sự, hợp đồng được tạo lập và phê duyệt, các bên thực hiện xác thực và ký số, dữ liệu được chứng thực, cấp mã định danh và lưu trữ, sau đó tiếp tục được khai thác trong phạm vi phù hợp với các nghiệp vụ quản trị.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm các thao tác thủ công, hạn chế việc nhập lại dữ liệu và từng bước hình thành một dòng dữ liệu nhân sự thống nhất. Quan trọng hơn, doanh nghiệp chuyển từ tư duy số hóa từng loại hồ sơ sang tổ chức lại quy trình quản trị dựa trên dữ liệu.

Với sự hoàn thiện của hành lang pháp lý và hạ tầng công nghệ, hợp đồng lao động điện tử đang có điều kiện để trở thành một mắt xích quan trọng trong quá trình số hóa quản trị nhân sự. Giá trị của nó vì thế không chỉ nằm ở việc giảm giấy tờ hay rút ngắn thời gian ký kết, mà còn ở khả năng chuẩn hóa quy trình, kết nối dữ liệu và tạo ra phương thức quản trị xuyên suốt hơn.

Để đạt được mục tiêu này, công nghệ chỉ là một thành tố. Doanh nghiệp cần đồng thời rà soát quy trình nội bộ, chuẩn hóa dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin và thiết kế trải nghiệm phù hợp cho người lao động. Khi các yếu tố này được tổ chức đồng bộ, hợp đồng lao động điện tử mới thực sự trở thành một phần của hệ thống quản trị nhân sự số, thay vì chỉ là một phương thức ký hợp đồng mới.