Phát huy giá trị mô hình lưu trữ số

Mặc dù vậy, theo Bộ Nội vụ, sau hơn một năm thực hiện, một số quy định tại nghị định đã lạc hậu, không còn phù hợp thực tiễn và pháp luật hiện hành, làm phát sinh thủ tục hành chính bất hợp lý và chi phí tuân thủ không cần thiết cho doanh nghiệp, đi ngược lại chủ trương, yêu cầu chuyển mạnh từ “tiền kiểm” sang “hậu kiểm”.

Nghị quyết số 66.18/2026/NQ-CP ngày 18/5/2026 của Chính phủ đã cho phép áp dụng tạm thời việc dừng thực hiện các điều kiện kinh doanh và thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Tuy nhiên, nghị quyết chỉ có hiệu lực áp dụng đến hết ngày 28/2/2027, dẫn đến nguy cơ từ ngày 1/3/2027 sẽ phát sinh khoảng trống pháp lý hoặc tình trạng doanh nghiệp lại phải thực hiện các thủ tục, điều kiện kinh doanh đã được cắt giảm.

Trong giai đoạn hiện nay, trên thế giới đang diễn ra sự dịch chuyển căn bản và sâu rộng từ mô hình quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử thông thường sang mô hình quản trị dữ liệu số thông minh. Việc đẩy mạnh ứng dụng các công nghệ đột phá như trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây và dữ liệu lớn đang trở thành xu thế bắt buộc để tối ưu hóa quy trình phân loại, bảo quản, truy xuất và nâng cao giá trị sử dụng của dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) và các quốc gia tiên tiến đều liên tục điều chỉnh các tiêu chuẩn lưu trữ theo hướng tăng cường khả năng kết nối, liên thông dữ liệu mở. Tài liệu lưu trữ không chỉ được coi là bằng chứng lịch sử đơn thuần mà đã thật sự trở thành nguồn tài nguyên số quan trọng, cấu thành nên cơ sở dữ liệu tri thức quốc gia, phục vụ trực tiếp cho việc phát triển kinh tế số, xã hội số và quản trị công hiện đại.

Sự tương đồng và giao thoa giữa xu thế chuyển đổi phương thức quản lý theo hướng thông thoáng của quốc tế và thực tiễn triển khai nghị định đặt ra yêu cầu phải rà soát, cắt giảm triệt để các thủ tục cấp phép và điều kiện kinh doanh không cần thiết; tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, giảm chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp, bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật lưu trữ Việt Nam.

Đáng lưu ý, với xu hướng chuyển đổi phương thức quản lý nhà nước từ “tiền kiểm” sang “hậu kiểm” để thích ứng tốc độ đổi mới công nghệ và yêu cầu hội nhập, nhiều quốc gia trên thế giới đã triệt để cắt giảm các thủ tục hành chính, giấy phép con và điều kiện kinh doanh rườm rà. Thay vào đó, các nước tăng cường quản lý bằng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành và phương thức hậu kiểm nhằm thúc đẩy thị trường dịch vụ phát triển cạnh tranh, bình đẳng, đồng thời bảo đảm nghiêm ngặt an toàn, an ninh thông tin và chủ quyền dữ liệu số quốc gia.

Quá trình sửa đổi, Bộ Nội vụ cần rà soát, điều chỉnh đồng bộ các văn bản để đáp ứng yêu cầu thay đổi phương thức quản lý, như: Sửa đổi Thông tư số 06/2025/TT-BNV để bãi bỏ các quy định về chứng chỉ hành nghề lưu trữ; bãi bỏ các quy định về điều kiện kinh doanh và cấp phép dịch vụ lưu trữ tại nghị định nêu trên (cần sửa đổi Điều 1, Điều 43 và bãi bỏ Chương VII)… Các nội dung sửa đổi, bổ sung phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện, phù hợp thực tiễn; bảo đảm sự chuyển tiếp liên tục, ổn định, không “giật cục” của chính sách khi Nghị quyết số 66.18/2026/NQ-CP hết hiệu lực thi hành.

Sự phát triển của chuyển đổi số và xây dựng Chính phủ số còn đặt ra yêu cầu rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Việc giữ thời hạn giải quyết thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ dự phòng năm ngày làm việc như hiện nay không còn phù hợp thực tiễn vận hành dữ liệu số, đòi hỏi phải cắt giảm còn một ngày làm việc.